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SAP® Business One el ERP que representa el mejor balance costo -beneficio para la pequeña y mediana empresa (pyme)

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En la actualidad, muchas pequeñas y medianas empresas tienen dificultades para encontrar maneras de crecer con rentabilidad. Los propietarios o gerentes de estas compañías invierten en múltiples aplicaciones de software, pero aún no cuentan con el control total de sus operaciones de negocios y procesos de ventas; además, siguen teniendo problemas para obtener la información apropiada en el momento adecuado para la toma de decisiones. Para ofrecer su aporte a nuevos niveles de crecimiento y rentabilidad y estar preparadas para el futuro, las pequeñas y medianas empresas necesitan una solución de negocios poderosa pero accesible, que facilite a los miembros de la organización la obtención en tiempo real de la información. Estas empresas requieren una solución integrada, económica y de fácil uso para la gestión de finanzas, inventarios y ventas, diseñada para aportar la precisión y el control necesario y que proporcione una fuente integral de datos del cliente, herramientas de control administrativo y una nueva visibilidad sobre los procesos de venta.

La rentabilidad y crecimiento para la pequeña y mediana empresa con SAP® Business One

SAP® Business One es el ERP que soluciona en forma económica y fácil de implementar, diseñada desde sus inicios para tratar las necesidades específicas de empresas emergentes o en crecimiento dinámico. Se trata de una solución que proporciona funcionalidades potentes -y completamente integradas de gestión de negocio, lo que permite a la dirección un acceso a toda la información crítica en tiempo real. Es una solución diseñada para que los responsables de la toma de decisiones puedan hacerlo de una forma más actualizada, adelantándose a la competencia y contribuyendo al crecimiento del negocio.

Con SAP® Business One la importancia de contar con informaccion integral

La actual presión competitiva y económica es especialmente compleja para la pequeña y mediana empresa. Muchas PyMEs han llegado a un punto donde desarrollar nuevas oportunidades de negocio, y a la vez mejorar la rentabilidad, resulta más difícil que nunca. Para tener éxito en este entorno, dichas empresas necesitan una solución de negocio integrada, diseñada específicamente para satisfacer sus necesidades. En lugar de aplicaciones separadas para las distintas áreas del negocio -financieras, inventario, ventas, entre otras- las empresas en desarrollo necesitan consoli- dar su gestión a través de una solución integrada que les proporcione una fuente completa y única de datos. Además, éstas empresas necesitan que la solución les brinde herramientas de control de gestión de última generación y les permita una mejor visibilidad de los procesos comerciales, operacionales, promocionales y de su relación con los clientes.

Con SAP® Business One obtenga información en tiempo real

Hoy, las empresas demandan una solución potente pero accesible que les proporcione precisión y control; una solución que permita a todos los integrantes de la organización conseguir la información crítica de su negocio para la toma de decisiones en tiempo real.

Tanto si cuenta con 10 empleados o con 200, la solución SAP® Business One ayuda a las empresas a mejorar sus procesos operativos y de gestión. Al utilizar una completa y única fuente de datos del cliente, las empresas pueden usar herramientas de gestión para mejorar su eficacia. Estos controles de gestión combinados con el fácil acceso de la solución a la información permiten a la dirección conservar a los clientes rentables, identificar nuevas oportunidades de crecimiento, mantenerse por delante de la competencia, tomar mejores decisiones y orientar recursos hacia los aspectos más importantes del negocio.

El ERP SAP® Business One es fácil de utilizar para todos los miembros de la empresa. Sus funciones y características innovadoras, como "Drag & Relate"(Arrastrar y Relacionar), patentada para el análisis y la creación de informes instantáneos, permiten un acceso sencillo y en tiempo real a los datos empresariales. Esto se traduce en una gestión proactiva del negocio.

Para las pequeñas y medianas empresas, SAP Business One es una solución revolucionaria creada por el mayor proveedor mundial de software para grandes empresas: SAP®

Funcionalidades y beneficios concretos para su empresa que obtendra con SAP® Business One

Contabilidad Financiera

El ERP SAP® Business One gestiona todas sus transacciones financieras, incluyendo el libro mayor general, configuración y mantenimiento de cuentas, asientos en el diario, ajustes en divisas extranjeras y presupuestos. La contabilidad financiera le ofrece herramientas e informes que le permite gestionar todos sus procesos financieros.

  • Plan de cuentas: Le permite definir todas las cuentas de su empresa, así como sus relaciones jerárquicas.
  • Asientos contables: Le permiten introducir o buscar sus asientos manuales en los libros contables. Cada transacción puede asignarse de forma automática a un proyecto o centro de costo.
  • Modelos de asiento contable: Ahorran tiempo y evitan que se produzcan errores a la hora de introducir manualmente asientos contables.
  • Transacciones periódicas: Le permiten crear su propio conjunto de transacciones recurrentes, entre las que se incluyen recordatorios automáticos de frecuencia.
  • Diferencias de tipos de cambio: Ajustan sus cuentas en divisas a los cambios en su moneda local.
  • Como con ningún otro ERP asociado a las PYMEs, SAP® Business One le brindará la más amplia información financiera segmentada de tal forma que cubra sus necesidades de información para la toma adecuada de decisiones de negocio.
  • Informe financiero: Muestra los balances y transacciones de sus cuentas. Podrá visualizar todos sus informes financieros en la moneda que desee y en todos los niveles de detalle.
  • Estado de pérdidas y ganancias: Muestra sus ingresos y gastos de la forma tradicional utilizada por los contadores.
  • Balance general: Muestra su activo y pasivo de la forma tradicional utilizada por los contadores.
  • Presupuesto: Le ayuda a definir y supervisar su presupuesto en cualquier divisa y a visualizar un informe de presupuesto resumido, que comparará las cifras reales con las cifras que figuraban en la planificación.
  • Libros legales: Permiten la emisión de libros legales como libro de ventas, libro de compras, libro mayor, y libro diario, entre otros.
  • Le proporcionará toda la información necesaria para cubrir los requerimientos fiscales, tales como DIOT, Información para el IVA con diferentes tasas de aplicación, ingresos base para el cálculo de los pagos provisionales de ISR, etc. etc.

Gestion de Ventas y Distribución

El ERP SAP® Business One le ayuda a crear pre- supuestos, introducir pedidos de clientes, configurar entregas, actualizar existencias de inventario y gestionar todas las facturas y cuentas por cobrar. Desde los presupuestos hasta la facturación y el pago, la funcionalidad de ventas y distribución le ayuda a completar el ciclo completo de ventas con las siguientes herramientas y funcionalidades:

  • Cotización: Le permite elaborar automáticamente un presupuesto para sus clientes, medir el beneficio bruto del mismo, actualizar los niveles de stock y emitir un informe del saldo actual del cliente.
  • Pedido de venta: Esta herramienta le deja introducir los pedidos de sus clientes, reservar automáticamente el artículo solicitado y notificar a su depósito la fecha de entrega.
  • Entregas: Le permiten solicitar la mercancía relativa a un presupuesto y actualizar los saldos de stock.
  • Devoluciones: Registran las entradas de material devuelto por sus clientes y a su vez emitir la Nota de Crédito correspondiente.
  • Facturación de bienes y servicios: Esta funcionalidad le permite emitir las facturas y registrar la transacción del stock y la transacción en los libros contables. También, la facturación de servicios. Además emitirá la facturación electrónica en forma automática, de tal forma de cumplir con los requisitos de las Autoridades Mexicanas
  • Notas de crédito: Le da la posibilidad de realizar emisiones de notas de crédito en caso de devolución de mercadería.
  • Facturas de servicio: Le permite emitir una factura sin modificar el inventario.

Gestion de Compras

SAP® Business One gestiona y mantiene contratos y transacciones de proveedores, incluyendo la emisión de órdenes de compra, la actualización de los datos del stock, el cálculo del valor de los artículos importados, la gestión de devoluciones y créditos, y el procesamiento de pagos. Gracias a esta funcionalidad podrá gestionar y realizar un mantenimiento de todos los aspectos de sus relaciones con los proveedores. Entre las herramientas y los procesos se incluyen:

  • Órdenes de compra: Le permite emitir órdenes de compra para sus proveedores con el objetivo de solicitar materiales o servicios. El pedido actualizará la cantidad disponible de artículos solicitados y notificará al responsable del almacén la fecha de entrega prevista
  • Guía de entrega por devolución de producto: Registra los bienes devueltos a su proveedor.
  • Factura de compra: permite la emisión de factura de compra en caso de cambio del sujeto de IVA del proveedor.
  • Importación: Calcula el valor de los bienes importados puestos en el punto de destino. Le ayuda a asignar diferentes tipos de costos y gastos, tales como envíos, seguros y aduanas.

Los socios de negocio (relaciones con terceros) en SAP® BO

Controla toda la información sobre sus clientes, distribuidores y proveedores, incluyendo perfiles, resumen de con- tactos, saldos de cuentas y análisis de las oportunidades de ventas. Esta funcionalidad le permite supervisar y gestionar toda la información sobre sus clientes y proveedores. Entre las funcionalidades se incluyen:

  • Gestión de datos maestros: Registra toda la información sobre su cliente o proveedor, incluyendo direcciones, registros de contacto, saldos de cuentas y mucho más.
  • Contactos: Registra una llamada de teléfono, una reunión o cualquier tipo de actividad con su cliente o proveedor.
  • Saldos de apertura: Gestiona los balances de apertura de sus clientes y proveedores.
  • Resumen de contactos: Muestra sus registros de contactos con clientes abiertos.
  • Oportunidad de ventas: Registra cualquier oportunidad de venta, desde la primera llamada hasta el cierre.
  • Análisis de oportunidades: Le permite elaborar informes sobre sus oportunidades atendiendo a tres aspectos fundamentales: oportunidades por cliente, artículo y agente (vendedor).
  • Gráfico de las oportunidades de ventas: Muestra un análisis de ventas dinámico en el que se pueden apreciar todas las fases de la venta, desde que se abre la oportunidad hasta el pedido. Haciendo click sobre cada fase podrá visualizar un informe detallado.

Gestión de Transacciones Bancarias

Con SAP® Business One obtendrá el control de todas sus actividades financieras, como recibos en efectivo, emisión de cheques, depósitos, anticipos, pagos con tarjeta de crédito y conciliaciones bancarias. Esta funcionalidad le ofrece las herramientas que necesita para gestionar todo su procedimiento financiero:

  • Recibos: Registra cualquier forma de pago que le haya entregado un cliente. Por ejemplo cheques, tarjetas de crédito, efectivo o transferencias bancarias.
  • Pago a proveedores: Realiza pagos a sus proveedores, destina pagos a facturas de compra abiertas e imprime automáticamente el cheque correspondiente.
  • Depósitos: Le permite realizar ingresos de efectivo, tarjetas de crédito o cheques en el banco.
  • Cheques para pagos: Emite cheques para sus proveedores, empleados u otros acreedores. Puede extender e imprimir un cheque y actualizar el saldo en consecuencia.
  • Conciliaciones bancarias: Le ofrece la posibilidad de realizar la conciliación de estados de cuenta bancarios de forma totalmente automática. Podrá cuadrar sus transacciones de débitos y créditos o sus datos con sus registros bancarios.
  • Gestión de cartera: Tratamiento de remesas, de documentos al cobro, documentos que impliquen algún descuento, todo bajo la normativa bancaria.

Gestión de Inventarios

SAP® Business One se encargará de administrar sus niveles de stock, la gestión de artículos, los diferentes listados de precios, los acuerdos de precios especiales, las transferencias entre almacenes y las transacciones de inventario. Esta funcionalidad pone a su disposición las he- rramientas y procesos que necesita para gestionar su mercancía en stock:

  • Gestión de artículos: Gestiona toda la información sobre sus artículos. Por ejemplo nombre y código, código de barras, marca, medidas, precios e incluso la imagen del artículo.
  • Consulta de artículos: Le ofrece una vista rápida de los datos específicos de sus artículos.
  • Listas de precios: Permiten definir tantas listas de precios según lo necesite y asociarlas a cada uno de sus clientes y proveedores.
  • Precios especiales: Esta funcionalidad registra precios para clientes especiales o de proveedores exclusivos. También puede establecer precios "sensibles a la cantidad" que se modificarán según las cantidades comercializadas, especificando períodos de validez para ciertos precios especiales promocionales.
  • Movimiento de inventario: Le permite registrar una entrada o salida de stock que no ha sido asociada directamente a un documento de pago o de cobro.
  • Transferencia entre bodegas: Posibilita registrar todas las transferencias realizadas entre bodegas.
  • Transacciones de stocks: Mantiene balances iniciales de sus artículos en stock y actualiza sus datos de inventario.

Gestión de Manufactura

SAP® Business One brinda herramientas de gestión de producción que definen las listas de materiales a múltiples niveles y crean órdenes de trabajo al tiempo que le permiten verificar e informar sobre la disponibilidad de cualquier producto y material. Esta funcionalidad le ofrece herramientas e informes completos para racionalizar y mejorar su producción:

  • Definición de la estructura de productos (lista de materiales): Le permite definir una relación de materiales a múltiples niveles en el que se incluyen tanto el producto principal como todas las materias primas que se utilizan en su proceso de producción, así como sus cantidades y respectivos almacenes.
  • Órdenes de trabajo: Le permite registrar hojas de producción y, a continuación, convertirlos en órdenes de trabajo hasta la fase final de generación de productos terminados. Podrá realizar una comprobación de cantidades en forma instantánea para verificar que los niveles de stock existentes son suficientes.
  • Órdenes de trabajo abiertas: Resume todo el trabajo en curso en el momento actual y le conecta a todas las órdenes de trabajo.
  • Lista de materiales: Le permite comprobar, en cualquier fase del proceso de trabajo, la disponibilidad de todos los productos o materiales necesarios para completar la producción.
  • Informe de estructuras de productos: Le ofrece una vista de todas las listas de materiales, en el nivel que desee.
  • MRP: Permite efectuar la planeación de los materiales requeridos para ejecutar una orden de producción.
  • Costeo: La experiencia de nuestros Consultores implementadores del ERP SAP® Business One le permitirá tener el costo estimado total de sus productos terminados (incluyendo mano de obra y gastos indirectos de fabricación) de tal manera que si las estimaciones son correctamente determinadas por las personas implicadas en este proceso, las variaciones costo total estimado versus costo total real, deberán ser mínimas.

Registros de Contabilidad

Con SAP® Business One podrá definir centros de beneficios y reglas de reparto de gastos generales, así como generar informes de pérdidas y ganancias para cada centro. Esta funcionalidad le permitirá gestionar todos los aspectos de los centros de costo con un potente conjunto de herramientas, incluyendo:

  • Centros de costos: Le da la posibilidad de definir los diferentes centros de costo y departamentos de su empresa. En el plan contable podrá asociar directamente las cuentas de ingresos o costos adecuados a un centro de costo predefinido.
  • Reglas de distribución de gastos generales: Le ofrece la posibilidad de definir los diferentes factores de distribución que caracterizan su actividad empresarial. Esto incluye el área empresarial, la asignación de empleados o el índice de ingresos.
  • Centros de costo y tabla de reglas de distribución de gastos generales: Muestra todos los centros de costo y las reglas de distribución en forma de tabla, facilitando así su visualización y el ajuste de las cifras. También podá agregar más centros y reglas de distribución.
  • Informe sobre centros de costos: Muestra un informe sobre las ganancias y pérdidas de cada centro de costo basándose en la totalidad de sus ingresos y gastos, directos e indirectos, de acuerdo con reglas de distribución preferidas. Podrá elegir el modo de presentación del informe, tanto en formato anual como mensual, y compararlo con las cifras del ejercicio anterior.

Elaboración de Informes

SAP® Business One dispone de una amplia variedad de informes y reportes de operaciones y gestión, pero además permite crear informes para casi cualquier aspecto de su empresa, incluyendo información de cuentas por cobrar a clientes y por pagar a proveedores, ventas, cash flow, resúmenes de contactos con clientes, contabilidad, stock en almacenes, balances financieros, cálculo de precios, actividad de los clientes y mucho más. Esta funcionalidad puede abrir todo un nuevo mundo de datos e información. Entre las funcionalidades de elaboración de informes se incluyen:

  • Listas de tareas pendientes: Permiten a los responsables recibir rápidamente actualizaciones de todas las irregularidades de su negocio, tales como facturas sin pagar, presupuestos o pedidos abiertos y mucho más. Un enlace directo a MS Word le permite crear, con un simple click, un conjunto de cartas para cada cliente deudor.
  • Antigüedad de deudas de clientes/ proveedores: Le permite visualizar todas las deudas de sus clientes y proveedores, ordenadas y divididas según la antigüedad de las mismas. Haciendo click sobre una línea de cliente, podrá ver un informe detallado del mismo. Un enlace directo a MS Word también le permite crear, con un simple click, un completo informe del status de todas las deudas de los clientes.
  • Análisis de ventas: Le permite analizar sus ventas atendiendo a tres aspectos fundamentales: ventas por cliente, por artículo y por vendedor. También podrá realizar cualquier cruce entre estos factores con el objetivo de obtener una mejor vista de los mismos. Este informe creará, automáticamente, gráficos para visualizar los datos fácilmente y profundizar hasta un alto nivel de detalle.

Beneficios Empresariales

SAP® Business One es lo último en programas de gestión para su negocio. Al permitir a empleados, clientes y socios de negocio colaborar con la gestión empresarial, este potente software garantiza el crecimiento de su empresa, y mejores resultados netos. Entre los beneficios empresariales se incluyen:

  • Mayor productividad: La sencilla interfaz de usuario permite trabajar con rapidez y eficacia.
  • Decisiones de negocio mejores y más rápidas: Para tomar las decisiones más adecuadas los directivos pueden obtener información estratégica de una forma rápida y efectiva a partir de cada uno de las áreas de la compañía.
  • Sólida escalabilidad: La tecnología flexible y abierta permite cambiar y adaptar su solución a medida que su negocio crece.
  • Alcance global: Las transacciones empresariales pueden realizarse y contabilizarse en múltiples divisas.
  • Control de costos: Queda garantizado un control de costos máximo, aumentando la productividad de los empleados y mejorando la eficacia de todas las operaciones.
  • Mayores ingresos: Un acceso rápido y sencillo a información en tiempo real, desde cualquier punto del sistema, ayuda a identificar nuevas oportunidades de ventas, a lanzar con rapidez nuevos productos al mercado y a proporcionar al cliente niveles de soporte y servicio que generan nuevos negocios.
  • Gestión de oportunidades de ventas: La solución ofrece a las empresas las herramientas esenciales para gestionar sus oportunidades de ventas, incluyendo una conectividad completa con información sobre beneficios brutos y stock.

Desarrollos Especiales de Programación SDK

SDK (SOFTWARE DEVELOPMENT KIT) es la herramienta de programación con la cual se pueden efectuar adaptaciones especiales al sistema general de SAP Business One.

En el medio empresarial es muy conocida la regla de que al obtener un software como el ERP SAP Business One, se satisfacen el 80 % de las necesidades específicas de las Compañías, éstas deberán adaptarse en el 20% de sus procesos que comúnmente no se satisfacen completamente con cualquiera que sea el ERP a obtenerse.

En ALCOFIN contamos con Consultores especializados en Desarrollo de programación SAP Business One, de tal forma que adaptaciones especiales importantes que sean necesarias para que el desempeño del sistema sea más funcional a sus necesidades, nosotros podríamos resolverlo con alta eficiencia.

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Alcofin es una firma de consultoría que nace para satisfacer la necesidad de sistematización y optimización de los procesos de negocio en las organizaciones, a través de tecnologías de información de clase mundial, que a la par con el conocimiento amplio y de muchos años de experiencia en la administración de empresas, nos han dado la oportunidad de aportar valor importante en nuestros clientes, que se traducen en procesos de trabajo óptimos, incremento en la eficiencia y la contribución de mayor rentabilidad para las organizaciones.